Prostszy język w Obrocie

Prosty język na dobre zadomowił się w spółce Energa Obrót. W organizacji wykształciły się nowe role dla pracowników zaangażowanych we wdrażanie zmian. Zakończyła się pierwsza tura szkoleń w obsłudze klienta. Pracownicy spółki zasad prostego języka zaczęli używać nie tylko w komunikacji wewnętrznej, ale również w korespondencji z klientami.

Prosty język w działaniach operacyjnych

Zespół projektowy brał udział w szkoleniach z językoznawcami z wrocławskiej pracowni językowej. Dzięki współpracy z językoznawcami, pracownicy zebrali i wyznaczyli zasady prostego języka, które dziś wpływają na poprawę efektywności komunikacji. Wewnętrzni trenerzy, wybrani spośród najbardziej zaangażowanych w projekt pracowników, przystąpili do szkoleń. W ciągu miesiąca trenerzy przeprowadzili dwadzieścia szkoleń, w czasie których zasady prostego języka przedstawili trzystu osobom. Jako pierwsi w wzięli w nich udział pracownicy obsługi klienta.

– W 2018 roku przyjęliśmy nową wizję. Chcemy być najbardziej przyjazną i scyfryzowaną firmą na rynku energetycznym. W konsekwencji, powołaliśmy szereg projektów i inicjatyw które pozwolą nam urzeczywistnić tę ideę. Prosty język ma sprawić, że nasze pisma, które kierujemy do klientów będą napisane w przyjazny i zrozumiały sposób. Dlatego też tak istotne są dla nas szkolenia. Pozwalają one wykształcić potrzebne kompetencje wśród pracowników, którzy mają bezpośredni kontakt z klientami – mówi Dariusz Chrzanowski, wiceprezes Zarządu spółki Energa Obrót.  – Projekt upraszczania komunikacji zamknęliśmy w grudniu. Mimo to, prosty język już z nami został, wpisaliśmy go w działania operacyjne i naszą kulturę organizacyjną.

Nowe role pracowników

W związku z projektem w Enerdze Obrocie wykształciły się cztery role: trenerów, konsultantów, doradców i ambasadorów. Trenerzy odpowiedzialni są za przeszkalanie pozostałych pracowników. Zadaniem konsultantów jest sprawdzanie nadesłanych materiałów, pod względem zgodności z zasadami prostego języka. Służą również autorom radami, jak zmieniać treści, aby były bardziej przejrzyste dla odbiorców. W każdym zespole jest również doradca, czyli osoba, która udziela wskazówek językowych swoim współpracownikom. Ambasadorami zostają natomiast pracownicy, którzy najbardziej utożsamiają się z ideą i propagują ją w organizacji.

Koordynator prostego języka

Zarząd Energi Obrotu powołał funkcję koordynatora, który pieczę nad wprowadzaniem i funkcjonowaniem prostego języka w organizacji, ma wpisaną w kompetencje. W planach są już kolejne tury szkoleń dla obsługi. Docelowo z zasadami prostego języka mają zapoznać się wszyscy pracownicy spółki.

– Kiedy ruszaliśmy z projektem upraszczania komunikacji, wiedzieliśmy, że nie będzie łatwo. Dzisiaj jestem przekonana, że prosty język nie zakotwiczyłby się w Enerdze, gdyby nie silna drużyna trenerów. W kwietniu wręczyłam pierwsze certyfikaty wewnętrzne trenerom prostego języka – mówi Magdalena Siwerska, koordynator prostego języka w spółce Energa Obrót. – Upraszczanie to nic innego jak walka z nawykami. Tak wielka zmiana mentalności jest możliwa wyłącznie przy dużym zaangażowaniu całego zespołu. A mojemu zespołowi zaangażowania na szczęście nie brakuje. Każdego dnia upraszczamy kolejne dokumenty. Oprócz ogólnych warunków umów, wzorców umów i formularzy, proste są również regulaminy naszych ofert i pisma informacyjne.